1. Kto odpowiada za Twoje dane
Korzystasz z platformy Pokazo — narzędzia do rozmów wideo i podpisywania dokumentów online. W przetwarzaniu Twoich danych biorą udział dwa podmioty:
Organizacja — firma lub instytucja, która zaprosiła Cię do rozmowy (jej nazwa jest widoczna na ekranie, z którego dołączasz). Organizacja decyduje, w jakim celu prowadzona jest rozmowa, czy jest nagrywana i jakie dokumenty są podpisywane. Organizacja jest administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu RODO. Swoje prawa (patrz pkt 7) realizujesz w pierwszej kolejności wobec Organizacji.
Usługodawca — dostawca platformy, który przetwarza dane na zlecenie Organizacji jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO):
Łukasz Romańczuk, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „Łukasz Romańczuk”, działający pod marką Pokazo
ul. Kowalska 5/203, 20‑115 Lublin
NIP 5632458730, REGON 529528480
e‑mail: kontakt@pokazo.com
Usługodawca nie sprzedaje Twoich danych i nie łączy ich z danymi z innych źródeł. W dwóch wąskich zakresach działa jednak jako samodzielny administrator Twoich danych: gdy obsługuje reklamację lub inną korespondencję skierowaną bezpośrednio do niego (dane kontaktowe i treść zgłoszenia) oraz gdy przetwarza logi techniczne w celu zapewnienia bezpieczeństwa Platformy (szczegóły w pkt 3 i 6).
Nazwę Organizacji widzisz na ekranie dołączania do rozmowy. Jej pełne dane identyfikacyjne i kontaktowe oraz jej politykę prywatności (w tym szczegółowe okresy przechowywania) otrzymasz od Organizacji lub konsultanta; jeśli masz z tym trudność, napisz do Usługodawcy — wskaże Ci je.
2. Jakie dane przetwarzamy
| Kategoria | Co dokładnie | Kiedy powstaje |
|---|---|---|
| Obraz i dźwięk | Strumień z Twojej kamery i mikrofonu | Przez cały czas trwania rozmowy; nie jest zapisywany, chyba że rozmowa jest nagrywana |
| Nagranie rozmowy | Plik wideo z obrazem i dźwiękiem wszystkich uczestników | Tylko gdy Organizacja włączyła nagrywanie (pkt 4) |
| Napisy na żywo | Tekst wypowiedzi wyświetlany w czasie rzeczywistym, w razie potrzeby tłumaczony automatycznie na język uczestnika | Tylko gdy funkcja jest włączona; napisy nie są zapisywane |
| Dane do podpisu | Obraz podpisu odręcznego złożonego na ekranie, numer telefonu, jednorazowy kod SMS, data i godzina złożenia podpisu, zastosowana metoda; może zostać zapisany także adres IP, z którego złożono podpis | Gdy podpisujesz dokument lub konsultant weryfikuje Twój numer telefonu |
| Dokumenty | Treść dokumentów przygotowanych przez Organizację i podpisanych przez Ciebie (mogą zawierać imię, nazwisko i inne dane wpisane przez Organizację) | Gdy podpisujesz dokument |
| Dane techniczne | Adres IP, typ przeglądarki, identyfikator sesji, logi zdarzeń (np. dołączenie do rozmowy, złożenie podpisu) | Automatycznie podczas korzystania z platformy |
Nie prosimy Cię o założenie konta ani o podanie adresu e‑mail.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Przeprowadzenie rozmowy wideo z konsultantem Organizacji | art. 6 ust. 1 lit. b — działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy lub w celu jej wykonania; art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes Organizacji polegający na obsłudze klienta |
| Nagrywanie rozmowy | art. 6 ust. 1 lit. a — Twoja zgoda wyrażona na ekranie (tryb „na żądanie”) albo art. 6 ust. 1 lit. f / lit. c — uzasadniony interes lub obowiązek prawny Organizacji (tryb „zawsze”), o czym Organizacja informuje przed rozmową; za wybór trybu i istnienie podstawy odpowiada Organizacja jako administrator |
| Podpisanie dokumentów i weryfikacja numeru telefonu | art. 6 ust. 1 lit. b — zawarcie lub wykonanie umowy z Organizacją; art. 6 ust. 1 lit. c — jeśli przepisy wymagają udokumentowania czynności |
| Napisy na żywo i ich tłumaczenie | art. 6 ust. 1 lit. f — ułatwienie komunikacji; możesz w każdej chwili zażądać ich wyłączenia (sprzeciw), a konsultant niezwłocznie je wyłączy |
| Bezpieczeństwo platformy, wykrywanie nadużyć, logi | art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes Organizacji i Usługodawcy; w zakresie bezpieczeństwa Platformy Usługodawca działa jako samodzielny administrator |
| Wykonanie Regulaminu i obsługa reklamacji kierowanych do Usługodawcy | art. 6 ust. 1 lit. b i f; administratorem danych podanych w reklamacji jest Usługodawca |
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez udostępnienia obrazu i dźwięku nie da się przeprowadzić rozmowy wideo, a bez podpisu — podpisać dokumentu.
4. Nagrywanie rozmowy
Organizacja może nagrywać rozmowy w jednym z trybów:
- Na żądanie — przed rozpoczęciem nagrywania zobaczysz na ekranie prośbę o zgodę. Możesz odmówić; rozmowa będzie kontynuowana bez nagrywania. Zgodę możesz cofnąć, prosząc konsultanta o zatrzymanie nagrywania — cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem nagrania sprzed cofnięcia.
- Zawsze — każda rozmowa jest nagrywana od początku; Organizacja informuje Cię o tym przed dołączeniem. Ten tryb Organizacja może stosować tylko wtedy, gdy ma do tego własną podstawę prawną (np. obowiązek wynikający z przepisów dla jej branży albo udokumentowany uzasadniony interes). Jeśli nie akceptujesz nagrywania, możesz nie dołączać do rozmowy i skontaktować się z Organizacją innym kanałem.
Aktywne nagrywanie jest zawsze sygnalizowane widocznym wskaźnikiem na ekranie. Nagrania są przechowywane w zaszyfrowanym magazynie plików (pkt 5) i dostępne wyłącznie dla upoważnionych pracowników Organizacji.
5. Odbiorcy danych i dostawcy
Aplikacja działa na serwerach w Unii Europejskiej. Serwer aplikacji nie jest wystawiony bezpośrednio do internetu — cały ruch HTTPS między Twoją przeglądarką a platformą (ekrany, formularze, podpisy, przesyłane dokumenty) przechodzi przez sieć Cloudflare, która pełni rolę pośrednika (reverse proxy) i chroni platformę przed atakami. Transmisja obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym odbywa się za pośrednictwem usługi LiveKit Cloud i nie przechodzi przez sieć dostępową Cloudflare; gotowe pliki nagrań są zapisywane w magazynie Cloudflare R2 (patrz tabela).
Usługodawca korzysta z następujących dostawców (dalszych podmiotów przetwarzających):
| Dostawca | Do czego | Jakie dane | Lokalizacja |
|---|---|---|---|
| OVHcloud — OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Francja | Serwery aplikacji — baza danych, dokumenty, logi | Wszystkie dane z pkt 2 z wyjątkiem strumienia audio‑wideo, nagrań (przechowywane w Cloudflare R2 — patrz niżej) i napisów (nie są zapisywane) | Centra danych w Unii Europejskiej |
| LiveKit, Inc. (USA) — LiveKit Cloud | Serwery multimedialne: przekazywanie obrazu i dźwięku między uczestnikami w czasie rzeczywistym; tworzenie pliku nagrania, gdy nagrywanie jest włączone | Strumień obrazu i dźwięku (nie jest przez dostawcę zapisywany poza nagraniem), identyfikator techniczny uczestnika, adres IP | Strumień kierowany przez serwer najbliższy uczestnikom, w tym regiony w Unii Europejskiej |
| Cloudflare, Inc. (USA) | (a) Sieć dostępowa (Cloudflare Tunnel / reverse proxy): przyjmowanie połączeń HTTPS z Twojej przeglądarki, szyfrowanie TLS, ochrona przed atakami DDoS i przekazywanie ruchu do serwera aplikacji; (b) magazyn plików (Cloudflare R2) — przechowywanie nagrań rozmów | (a) Adres IP, dane techniczne przeglądarki, metadane żądań (adres URL, czas, nagłówki) oraz treść żądań w tranzycie — w tym dane, które przesyłasz na platformę (podpis, numer telefonu); Cloudflare nie zapisuje treści żądań, przechowuje jedynie logi techniczne; (b) nagrania | (a) Ruch obsługuje punkt sieci Cloudflare najbliższy Tobie — w przypadku połączeń z Polski/UE zazwyczaj w Unii Europejskiej; (b) nagrania przechowywane w regionie UE |
| Deepgram, Inc. (USA) | Rozpoznawanie mowy dla napisów na żywo | Dźwięk z rozmowy w czasie rzeczywistym — tylko gdy napisy są włączone; nie jest zapisywany ani wykorzystywany przez dostawcę do innych celów (np. trenowania jego modeli) | Przetwarzanie przez punkt końcowy UE dostawcy |
| DeepL SE (Niemcy) | Tłumaczenie napisów na żywo | Tekst napisów w czasie rzeczywistym — tylko gdy tłumaczenie jest włączone; usuwany natychmiast po przetłumaczeniu, nie jest wykorzystywany do trenowania modeli dostawcy | Serwery w Unii Europejskiej |
| Vonage (Vonage Group / Ericsson) | Wysyłka SMS z kodem do podpisu lub weryfikacji | Numer telefonu, treść SMS z kodem | Trasa doręczenia SMS zależy od Twojego operatora — dane mogą być przetwarzane w UE i USA; transfer zabezpieczony jak opisano pod tabelą |
| Twilio Inc. — SendGrid (USA) | Wysyłka e‑maili do pracowników Organizacji (np. powiadomienia techniczne). Twoje dane nie są tą drogą wysyłane. | — | Region UE |
Dostawcy z siedzibą w USA przetwarzają dane na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) lub — jeśli dostawca posiada certyfikację — na podstawie decyzji Komisji w sprawie ram ochrony danych UE‑USA (Data Privacy Framework). Kopię stosownych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Usługodawcą.
Poza powyższymi dostawcami dane mogą być ujawnione wyłącznie organom publicznym uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
6. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres |
|---|---|
| Strumień obrazu i dźwięku | Nie jest zapisywany — istnieje tylko w trakcie rozmowy |
| Napisy na żywo | Nie są zapisywane |
| Kod SMS | Do chwili weryfikacji, nie dłużej niż czas trwania rozmowy |
| Nagrania, podpisane dokumenty, obraz podpisu, numer telefonu, adres IP zapisany przy podpisie | Przez okres ustalony przez Organizację jako administratora — wynikający z celu, w jakim prowadzona była rozmowa, oraz z przepisów nakładających na Organizację obowiązek przechowywania dokumentacji (np. przepisy podatkowe, przedawnienie roszczeń). Szczegółowe okresy określa polityka prywatności Organizacji |
| Dane techniczne i logi | Do 12 miesięcy od rozmowy, chyba że są potrzebne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa |
| Korespondencja i reklamacje kierowane do Usługodawcy | Do zakończenia sprawy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń (maksymalnie 6 lat) |
Dane sesji w przeglądarce (cookie sessionid) | Sesja jest usuwana po zakończeniu rozmowy; jeśli zamkniesz kartę w trakcie rozmowy — samo cookie wygasa najpóźniej po 14 dniach (pkt 8) |
Po zakończeniu współpracy Organizacji z Usługodawcą dane są zwracane Organizacji lub usuwane, zgodnie z umową powierzenia.
7. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych przekazanych przez Ciebie na podstawie zgody lub umowy,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia),
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa, uodo.gov.pl).
Żądania dotyczące rozmowy, nagrań i dokumentów kieruj do Organizacji — jako administrator jest ona zobowiązana do ich rozpatrzenia. Jeśli skontaktujesz się z Usługodawcą, przekaże on Twoje żądanie Organizacji i pomoże w jego realizacji w zakresie, w jakim ma dostęp do danych. Żądania dotyczące reklamacji złożonych Usługodawcy oraz logów technicznych Platformy kieruj bezpośrednio do Usługodawcy (dane kontaktowe w pkt 1).
8. Pliki cookies
Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane przez przeglądarkę na Twoim urządzeniu. Platforma używa wyłącznie cookies niezbędnych do działania i bezpieczeństwa usługi — nie ma na niej cookies marketingowych, analitycznych ani narzędzi śledzących osób trzecich.
Cookies platformy:
| Cookie | Cel | Czas życia |
|---|---|---|
sessionid | Utrzymanie Twojej sesji od momentu dołączenia do zakończenia rozmowy (bez niego nie da się połączyć z konsultantem ani podpisać dokumentu) | Sesja jest usuwana po zakończeniu rozmowy. Jeśli zamkniesz przeglądarkę w trakcie rozmowy, cookie wygasa samoczynnie najpóźniej po 14 dniach |
csrftoken | Zabezpieczenie formularzy (np. akceptacji regulaminu, złożenia podpisu) przed nadużyciami typu CSRF | Do 12 miesięcy |
django_language | Zapamiętanie języka, w którym wyświetlany jest ekran rozmowy | Do 12 miesięcy |
Cookies zabezpieczające ustawiane przez Cloudflare (dostawcę sieci dostępowej, pkt 5) w celu odróżnienia ruchu ludzi od zautomatyzowanych botów i ochrony platformy przed atakami:
| Cookie | Cel | Czas życia |
|---|---|---|
__cf_bm | Wykrywanie ruchu automatycznego (botów); zawiera losowy identyfikator i nie pozwala na identyfikację Ciebie w innych serwisach | 30 minut od ostatniej aktywności |
cf_clearance | Zapamiętanie pomyślnego wyniku kontroli bezpieczeństwa — ustawiane tylko wtedy, gdy taka kontrola została Ci wyświetlona | Zwykle do 30 minut |
Cloudflare nie wykorzystuje tych cookies do celów reklamowych ani do śledzenia Cię między witrynami; zawierają one wyłącznie techniczny identyfikator powiązany z Twoim połączeniem.
Ponieważ powyższe cookies są niezbędne do świadczenia usługi, o którą prosisz, nie wymagają Twojej zgody (art. 399 ust. 3 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej; wcześniej art. 173 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego) i nie wyświetlamy w związku z nimi osobnego okna zgody — niniejsza informacja spełnia obowiązek informacyjny.
Cookies możesz w każdej chwili usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki. Pamiętaj jednak, że zablokowanie cookie sessionid, csrftoken lub __cf_bm uniemożliwi dołączenie do rozmowy i podpisanie dokumentu.
9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany ani nie profilujemy Cię. Rozpoznawanie mowy i tłumaczenie napisów służą wyłącznie wyświetleniu tekstu w trakcie rozmowy.
10. Bezpieczeństwo
Transmisja obrazu i dźwięku jest szyfrowana (DTLS‑SRTP), połączenie z platformą odbywa się przez HTTPS. Szyfrowanie TLS jest zakańczane w sieci Cloudflare, a ruch do serwera aplikacji przekazywany jest zaszyfrowanym tunelem; serwer aplikacji nie ma publicznie dostępnych portów. Dostęp do nagrań i dokumentów w aplikacji mają wyłącznie upoważnieni pracownicy Organizacji po zalogowaniu; dostęp administracyjny do infrastruktury ma wyłącznie Usługodawca. Dostęp Gościa do rozmowy jest jednorazowy i wygasa wraz z jej zakończeniem.
11. Zmiany polityki
O istotnych zmianach poinformujemy, publikując nową wersję pod tym samym adresem, z nową datą obowiązywania. Zmiany nie działają wstecz.